のちゃらです。
今回は私が部長を務めるサークルである「アニメーション研究会」の中途反省を行い、アウトプットする文章を書くべく、筆を執っています。
去年度芝浦祭終了後に引き継がれ、右も左も分からず、サークルとして非常に不安定な状態からのスタートとなったアニメーション研究会(以下アニ研)ですが、幸いにも新規入会者が多く、約100人ほどが在籍する規模感のサークルに戻る形になりました。
しかし、その規模感に反して管理状態は良い状態ではなく、この状態を早急に改善しなければどこかで大きな問題が起こっておかしくないというレベル感であると感じています。
今回のアウトプットはサークルの内情をサークルに所属しとにるメンバーに認知してもらい、この状況を解決するための方法や体制の変更の案を幅広く集めたいという意図もあります。長文になるかと思われますが、冗長にならないようにあくまで淡白に書くよう努めますので目を通していただき、気軽に意見をしたり、議論を行う叩き台になれば幸いです。
1.新歓
私が部長になってからのアニ研は、新歓(新入生歓迎会)と呼ばれる活動を2度行いました。1回目は昨年度芝浦祭終了後に行った2次新歓、2回目は今年度頭に行われた新歓です。
一回目と記載した2次新歓は引き継がれた当初のアニ研の問題の多くを解決する方法として芝祭の片づけ日に立案したものでした。
問題
1.活動が不定期だったため、活動の参加者が少ない
→会員を増やそう！＆既存の会員の来やすい企画を行おう！
2.教室予約や活動の段取りが分からない...
→やった方が早いしやってみよう！
etc.
1.は新型コロナウイルスの流行及びその中で起きた問題による規模縮小が原因となっています。どのくらいヤバかったかというと昨年度の部長をシス理の4年が担当していて芝浦祭のゲスト企画の運営をほぼ一人でやっていたくらいヤバかったです。卒論も絡んだ中活動に手が回らないのも分かる話で、当時は活動が不定期でしたし私は同級生で顔とハンドルネームが一致する人間は当分いませんでした。
2.は引継ぎに関する内容です。アニ研の引継ぎは規模縮小時のいざこざで近年はしっかりとしたものが行われておらず、私への引継ぎも基本口頭と活動のサポートで行われました。
また、サークルの規模が小さい今、次年度の新歓を失敗したらサークルの終わりが見えるという危機感もあり、新歓の練習をしたいという意味合いもありました。
こうした内外の問題を解決するために2次新歓を行ったわけですが、結果としてはやってよかったと思っています。上記した「アニ研の問題」は解決できたといえる結果が出ましたし、新歓の練習としていい成功といい失敗をできたと言える内容でした。
よかった点
1.会員の増加、既存会員の参加者・参加率の上昇
2.新歓のタスクの理解・準備の体験(資料の作成、SNSを利用した広報(新歓企画の広報・活動日程の告知・活動風景の投稿による透明化)、説明会での発表、入会希望者の対応)
いい失敗
1.よい成功2.の失敗ができたこと
2.前部長などの頼れる先輩が居る中で新歓ができたこと
失敗
1.タスクを一人で抱えすぎることによる明確なタスクオーバー
よい成功に関していうことは特にないのでよい失敗から振り返りますが、特に2.の部分はこの2次新歓をやってよかった一番大きい部分だったと思います。これが分からないまま4月を迎えていたと思うと怖くなりますね...
また、失敗の欄が増えていますがこれは今もなお問題としてトップレベルにあるものです。アニ研は今サークル運営として動いている人間が部長の私と顧問の二人です。終わってます。当時は顧問はまだ豊洲におり、会った回数も3回くらいと身近な関係ではなかったのでほぼ一人で2次新歓のタスクを消化していました(SNSの広報に関して1人に相談)。この時は高いモチベーションのおかげでなんとか形にはなりましたが、いつかとんでもないミスを起こしそうで自分で自分に怯えています。この体制は次回部会で改善をしたいと考えています。
そんな体験と反省をして挑んだ今年度の新歓でしたが、結果から言えば大成功だったと思います。多くの一年生をサークルに入れることに成功し、現在に至るまで活動教室に活気があると言える状態になりました。
後個人的に嬉しかったのはマス研で繋がりを持ったメンツがアニ研に入ってくれたことですね。MOIWで会ったはいいけどこれから先いつ会うんだろうな...という漠然とした不安もあってアニ研でも交流が出来るようになったのはよかったな～と思っています。
さて、話を戻します。4月の新歓の前、3月頭から事前準備として色々なことに取り組んでいました。内容としましては、
・活動教室の予約
・新歓資料の作成
・活動教室での段取りの思案
・新歓チラシの作成
・SNSでの広報内容・スケジュールの設定
・名札用用紙のテンプレート作成
・入会用googleフォームの作成
・新歓用LINEオープンチャットの作成
を準備しました。
事前準備の中でかなりの効力を発揮したなと思うものが2つありまして、1つは新歓チラシの作成です。お昼休みに行われた勧誘会などでの配布物の有無はかなり重要だったと感じたのでこれはサボらず毎回やった方がいいと強く思いました。ちなみに200枚刷りましたが若干余ってフィニッシュでした。最悪余っても大宮祭で掃けるし300でもいい気もしますが来年度も200刷りで行く予定です。大宮祭まで管理しておくのが面倒なので()
(連絡を怠ったことで2日でチラシを作ってもらうことになってしまったのは新歓期間の大きなミスの1つでした。快く対応していただき感謝しております。当人に感謝の念は伝えておりますが改めましてここに記します)
2つ目は新歓用LINEオープンチャットの作成です。これは半分よかった話、半分懺悔なのですが、想像を大きく上回る活躍を見せてくれました。
LINEオープンチャットのQRコードを載せたパワポスライドを新歓資料に付けたり、そのスライドを印刷して勧誘の際に机に貼る程度しかしていなかったのですが、かなりの参加者が居る状態になりました。私自身がDiscord>>>Twitter>>LINE>InstagramくらいLINEを使わないのでこんなにみんなLINE使ってるんだ...！(今考えれば当たり前)という驚きが強くありました。一度新歓に参加してくれた人に対して連絡をしたい！と思った時に最も使いやすいツールだったと思いますし、こういった媒体があるかないかは大きな差があったなと振り返ります。
さて、ここからが懺悔ですがそんないい連絡媒体になってくれたオープンチャットを私は腐らせました。タスクオーバーの結果、広報・告知に回す脳のリソースがなくなったのか、オープンチャットを利用しての告知を度々忘れる始末でした。この時に強く思ったことですが、ここまでのタスクをほぼ一人でこなしてきた結果、テキストで告知をするなどのちょっとした仕事を振るために前提として共有する情報が莫大になってしまい、その情報量を前に他人に頼ることを面倒くさがるという終わりのスノーボールが出来上がっていました。この時点でスノーボールはかなりデカく、新歓の日程が進むにつれて心身ともに疲弊していたのでミスをしながらもほぼ全部自分でやってしまいましたが辞めた方がよかったです...
他人を頼らなくていいほど自分はそんなにすごくない。
そんなこんなで準備したものを活用しながら始まった新歓期間ですが、活動教室での新歓でも色々な反省点があります。ここに関してはよかった点を見つけることが私の視点からは難しかったので反省点のみを振り返ります。私は今年度の新歓に関しては結果は成功だが失敗体験が多かったと思っており、良い過程を見つけることが出来ていません。
悪かった点
1.アナログゲームに頼りすぎ
2.マイノリティコンテンツが好きな参加者に手を差し伸べきれなかった
3.名札の普及の失敗
4.入会フォームへの誘導路が悪い
5.discordの解放タイミングが悪く細かい管理が難しい状態になってしまった
明確に失敗した部分はこういった部分ですが、細かいミスならもっともっとありました。
上記をカテゴリ分けすると施策としての失敗が3.と4.、判断ミスが1.と5.、コミュニケーションでの失策が2.です。
特に心に来たのが2.で、
活動教室で話した感じはいい感じだったな～→twitter「アニ研思ってたのと違ったので入りません」
は毎度毎度結構効いてました。これに関してはギャップを感じさせてしまった側の過失が大きい(入らない選択をした人間が悪いわけない)と思っていて、その人の想像通りのオタクをアテンド出来ていたら結果は違ったのかもな～という結果論的な後悔を毎活動ごとにしていました。
今はこういう後悔をしても仕方がないという思考になっていますが、当時は新歓で入る人が少なかった先の未来が怖いしすぐに改善しないと新歓期間が終わってしまうという焦燥感も相まって苦しかったです。
とはいえ、何回もアニ研の活動教室に来てくれる人が複数いる事実は疑うべくもないわけで。そういった人たちに常に励まされていましたし、活動教室で1年のコミュニティが形成されていく様を見ていたのはモチベーションになっていました。
ここまで新歓期間の内容を時系列を大まかになぞりながら振り返りましたが1番大枠の反省は「1人で仕事を全部するな」です。1人で仕事をすればするほど他人にちょっとしたことも頼みづらくなるし孤独感を感じるようになる。それは勝手に孤独になっているだけなんだから最初から複数人で新歓というイベントに取り組め～という総括で新歓の反省を終えたいと思います。
ということでこの反省を生かさなければ意味もないのでこれからのイベントには係や部門を作成して複数人で取り組んでいこうと思っています。学祭や新歓、旅行などが該当すると思っていますが、それよりも小規模なものでも必要だと判断すればそれも複数人で当たってもらおうと考えています。ゆるゆるサークルらしく1人にかかる仕事量はできるだけ軽くしたいので。
2.大宮祭
大宮祭は現在アニ研に精力的に出席しているメンバーで出店していた企画に参加していた人間が2人しかいないのでサクッと。
出典企画に関する反省点としては、
動き出しが遅くバタついてしまった
これに尽きると思います。大宮祭の準備というのは前年度から動き出すものなのですが、こと私とアニ研に関しては来年度の見通しをどう立てろと...といった状況だったこともあり、大宮祭1ヶ月前までぼんやりとDJイベントをやるものだくらいにしかイメージできていませんでした。(大宮祭1ヶ月前→新歓で心身ともにボロボロの時期)
そんな時、「大宮祭のことそろそろ動き出さないとやばくね...?」とケツを叩いてくれたやつ(🍰)の言葉でハッとし、発破をかけてくれた彼にある程度任せながら動きだすことになったのですが...ここから先、わかんないってこえ～～～を体感されられることになりました。
まず何をしたらいいかもわからん。とりあえず何人DJイベントに出ていただくために声をかけるかを決めなければならないということで、昨年度の芝浦祭のタイムテーブルなどの資料をみながら考え出したのですが、「自分たちは出るのか」「そもそも出れるレベルまで達することはできるのか」「事前準備としてこちらは何をしたらいいのか」が即座に頭に浮かぶがわからないから自分たちで判断も出来ない、それ以降もOB・OGの先輩方から来た質問の文中に出た単語の意味をくみ取り切れず返答に困ったりとわからないことによる決定力の低下が影響した一つ一つのタスク処理の遅れを起こしていました。
これに関しては「わからないことはわかりませんってちゃんと言おう！」というアルバイトで最初に言われることくらいの解像度でしか解決案を出せておらず、納得感が薄いです。しかし、これが出来ていれば最悪の状況には行きづらいと思うので、この案を軽視するつもりもありません。
上記した無知故の怖さに関する問題は先輩方のサポートですべて解決し、大宮祭当日のDJイベントもイベントとしての大きなトラブルも無く終了しましたが、これがいつまでも続くわけではありません。新型コロナウイルスが生んだ上2代の希薄さは僕らの一個下以降の代に効いてくるのかもな...と大宮祭終了後に感じました。
そういった意味でも次の芝浦祭やそれ以外でも上の代との繋がりを持てるような場を用意するべきかもしれないと考えています。とはいえ、これを押し付けても意味がないので追々にはなると思いますが。
